Modelo de convocatória pronto a usar, em Word
A convocatória decide se a assembleia vale alguma coisa. Prazo mal contado, ordem de trabalhos vaga ou falta de prova de que os condóminos foram avisados, e as deliberações ficam expostas a impugnação. Preparámos um modelo gratuito de convocatória de assembleia de condóminos em Word, sobre o regime da propriedade horizontal do Código Civil. Indique o seu email abaixo e enviamos-lhe o ficheiro de imediato.
São duas convocatórias completas, uma para a assembleia ordinária anual e outra para a extraordinária, ambas com primeira e segunda convocação, ordem de trabalhos detalhada, nota sobre procuração e espaço para a assinatura do administrador.
Pré-visualização da 1.ª páginaMinuta de Convocatória de Assembleia de Condóminos
Modelo gratuito em Word (.docx), pronto a adaptar. Indique o seu email e enviamos-lhe o ficheiro de imediato.
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O que a lei exige numa convocatória
O regime está no Artigo 1432.º do Código Civil, com a redação da Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro. Três exigências.
Prazo: 10 dias de antecedência. O n.º 1 do Art. 1432.º manda convocar por carta registada enviada com 10 dias de antecedência, ou por aviso convocatório com a mesma antecedência, desde que haja recibo de receção assinado pelos condóminos. Dias corridos, não úteis, e a contagem não inclui o dia do envio. Cartas a 5 de março, assembleia não antes de 16. É aqui que muitos administradores erram.
Forma: prova de que a comunicação chegou. Carta registada é o meio clássico. O aviso entregue em mão exige recibo assinado pelo condómino. O correio eletrónico é admitido com condições, e trato disso mais abaixo.
Conteúdo: dia, hora, local e ordem de trabalhos. O n.º 4 do Art. 1432.º acrescenta um dever que passa despercebido: informar sobre os assuntos cujas deliberações só podem ser aprovadas por unanimidade. Quem proponha alteração ao título constitutivo sem sinalizar isso cria um problema para a ata seguinte, e é a ata que sustenta a cobrança, como explicámos no modelo de ata de condomínio.
O que inclui este modelo
| Elemento | O que cobre |
|---|---|
| Identificação | Condomínio, morada, descrição predial, administrador e contactos |
| Destinatários | Todos os condóminos, com espaço para fração e permilagem |
| Prazo | Data de envio, com a contagem dos 10 dias do Art. 1432.º, n.º 1 |
| Convocações | Primeira e segunda, ao abrigo do Art. 1432.º, n.º 6 e n.º 7 |
| Ordem de trabalhos | Pontos numerados, com os típicos da anual já redigidos, e menção aos que exigem unanimidade (Art. 1432.º, n.º 4) |
| Representação | Cláusula e texto de procuração (Art. 1431.º, n.º 3) |
| Modelo B | Extraordinária, com o assunto e quem requereu a convocação |
| Assinatura | Local para o administrador, pronto para assinatura qualificada |
Os campos variáveis estão assinalados como «…», para preencher no Word ou na plataforma.
Assembleia ordinária e extraordinária
A assembleia ordinária anual está no Artigo 1431.º, n.º 1 do Código Civil: reúne na primeira quinzena de janeiro, convocada pelo administrador, para aprovação das contas do último ano e do orçamento das despesas do ano em curso. Há uma exceção. O n.º 4 admite que se realize no primeiro trimestre, desde que a possibilidade conste do regulamento de condomínio ou resulte de deliberação da assembleia aprovada por maioria. Sem uma dessas condições, o prazo continua a ser janeiro.
A assembleia extraordinária vem do n.º 2: reúne quando convocada pelo administrador, ou por condóminos que representem pelo menos 25% do capital investido. A percentagem conta-se por permilagem, não por cabeça. Três condóminos de frações grandes podem chegar aos 25% quando dez de frações pequenas não chegam. Nesse caso, o modelo B tem espaço para identificar quem requereu a convocação e a permilagem que representa. Preencha-o. É a prova de que a convocatória tinha fundamento legal.
Quórum: primeira e segunda convocação
| Momento | Regra |
|---|---|
| Primeira convocação | Maioria dos votos representativos do capital investido, salvo disposição especial (Art. 1432.º, n.º 5) |
| Segunda, uma semana depois | Sem quórum, nova reunião a uma semana, por maioria dos presentes desde que representem um quarto do valor total do prédio (Art. 1432.º, n.º 6) |
| Segunda, no mesmo dia | Garantido esse quarto, a reunião pode ser convocada para meia hora depois, no mesmo local (Art. 1432.º, n.º 7) |
É por isto que as convocatórias bem feitas trazem sempre duas datas no mesmo documento, a segunda trinta minutos depois. É legal e poupa uma ronda de cartas registadas. Mas atenção à condição do n.º 7: só funciona com a presença garantida de um quarto do valor do prédio. Em condomínios com absentismo alto, e há muitos, quem conte com ela pode ficar sem assembleia nenhuma. A alternativa segura é a reunião uma semana depois.
Como usar o modelo, passo a passo
- Receba o ficheiro Word no seu email usando o formulário acima e escolha o modelo: A para a assembleia ordinária anual, B para a extraordinária.
- Preencha a identificação do condomínio e do administrador e confirme a lista de condóminos e as moradas. Os não residentes devem comunicar por escrito o seu domicílio ou o do representante, nos termos do Art. 1432.º. Se algum não o fez, registe a tentativa de contacto.
- Escreva a ordem de trabalhos com pontos concretos. É aqui que se ganha ou se perde a assembleia.
- Conte o prazo: recue pelo menos 10 dias corridos a partir do dia seguinte ao do envio, com dois ou três dias de folga para atrasos dos correios.
- Verifique o título constitutivo e o regulamento. Podem fixar regras mais exigentes sobre prazos, forma de convocação ou maiorias, e prevalecem sobre o modelo.
- Envie, guarde a prova e assine na WallID Smart Sign. Com assinatura eletrónica qualificada o documento fica com carimbo de tempo e registo de auditoria, o que encerra à partida qualquer discussão sobre a data de emissão. O processo está no guia sobre como assinar um documento digitalmente.
A convocatória pode ser enviada por email?
Pode, e a resposta rigorosa é: depende de um passo prévio ter sido dado.
A Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro, alterou o Art. 1432.º e passou a admitir a convocação por correio eletrónico. Mas não para todos os condóminos, e não por decisão unilateral do administrador. Só é válida quanto aos condóminos que tenham manifestado essa vontade em assembleia anterior, ficando a manifestação lavrada em ata com indicação do respetivo endereço. E impõe um dever ao condómino: enviar recibo de receção do email, pelo mesmo meio.
Na prática, quem nunca levou o assunto a assembleia não pode convocar por email. Quem levou, e tem em ata quem aceitou e com que endereço, convoca esses por email e mantém a carta registada para os restantes. O condomínio fica em regime misto durante algum tempo, e se quem aceitou não devolver o recibo convém insistir ou duplicar por carta. Ponha o tema na ordem de trabalhos da próxima assembleia: essa ata passa a legitimar todos os emails seguintes, como explicámos nas atas de assembleia de condóminos e assinatura digital.
Quanto à assinatura da própria convocatória, a assinatura eletrónica qualificada tem o efeito legal equivalente ao da manuscrita ao abrigo do Artigo 25.º, n.º 2 do Regulamento eIDAS (Regulamento (UE) n.º 910/2014), executado em Portugal pelo Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro, com a força probatória de documento particular assinado. Detalhamos isso no guia sobre a validade jurídica da assinatura digital.
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Erros comuns
- Contar mal os 10 dias. São dias corridos, a partir do dia seguinte ao do envio, e não da data em que a carta foi escrita ou levantada nos correios.
- Ordem de trabalhos vaga. "Assuntos de interesse para o condomínio" não cobre obras de 40.000 euros na cobertura. Nos termos do Art. 1433.º, n.º 1, é anulável a deliberação sobre assunto não constante da ordem de trabalhos, salvo se estiverem presentes todos os condóminos e todos concordarem em submetê-lo a votação.
- Falta de prova de envio. Sem talão de registo, recibo assinado ou recibo de receção do email, não se demonstra que o prazo foi cumprido caso algum condómino impugne.
- Segunda convocação mal redigida. Marcar "meia hora depois" sem estar garantida a presença de um quarto do valor do prédio é um risco que o Art. 1432.º, n.º 7 não permite ignorar.
- Ignorar o regulamento do condomínio. Alguns fixam prazos mais longos ou formas próprias de convocação. Prevalecem.
Perguntas frequentes
Qual é o prazo mínimo para convocar uma assembleia de condóminos? Dez dias de antecedência (Art. 1432.º, n.º 1). Dias corridos, contados do dia seguinte ao do envio. O regulamento do condomínio pode exigir prazo maior, e nesse caso vale esse.
A assembleia anual tem mesmo de ser em janeiro? Em regra sim, na primeira quinzena (Art. 1431.º, n.º 1). Pode passar para o primeiro trimestre se isso constar do regulamento de condomínio ou resultar de deliberação da assembleia aprovada por maioria (Art. 1431.º, n.º 4).
Quantos condóminos são precisos para convocar uma assembleia extraordinária? Os que representem pelo menos 25% do capital investido, ou seja da permilagem total do prédio (Art. 1431.º, n.º 2). O administrador também a pode convocar por iniciativa própria.
Um condómino pode fazer-se representar por outra pessoa? Sim. O Art. 1431.º, n.º 3 admite expressamente a representação por procurador. O modelo inclui um texto de procuração simples que o condómino ausente preenche e entrega ao seu representante.
A assembleia pode deliberar sobre um assunto que não estava na convocatória? Só se estiverem presentes todos os condóminos e todos concordarem em submetê-lo a deliberação. Fora disso é anulável nos termos do Art. 1433.º, n.º 1. Convocar nova assembleia sai mais barato do que arriscar.
Posso convocar a assembleia por email? Apenas os condóminos que tenham manifestado essa vontade em assembleia anterior, com o endereço lavrado em ata, e que devolvam recibo de receção pelo mesmo meio (Art. 1432.º, alterado pela Lei n.º 8/2022). Aos restantes mantém-se a carta registada.
Descarregue o modelo e assine sem papel
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Convocatória primeiro, ata depois. São os dois documentos que sustentam tudo o que o condomínio decide, e ambos ganham em ser assinados eletronicamente, com data certa e registo de auditoria. Descarregue também o modelo de ata de assembleia de condóminos e tenha o ciclo completo pronto antes da próxima assembleia.