Assinar um documento já não exige papel nem impressora
Em Portugal, é possível assinar contratos, declarações, procurações e qualquer outro documento com plena validade jurídica — sem imprimir, sem deslocações e sem necessidade de presença física. A assinatura digital qualificada com Chave Móvel Digital (CMD) tem o mesmo valor legal que uma assinatura manuscrita, ao abrigo do Regulamento eIDAS (Regulamento n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho).
A partir de 1 de janeiro de 2027, a obrigação torna-se ainda mais relevante para empresas: o Decreto-Lei n.º 28/2019, artigo 12.º, determina que as faturas em formato PDF passarão a exigir assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado ou transmissão por EDI. Quem ainda não tem um processo de assinatura digital estabelecido tem razão para agir agora.
Este guia explica como fazer uma assinatura digital em Portugal, passo a passo.
O que precisas antes de começar
Antes de assinar qualquer documento digitalmente, confirma que tens:
- Chave Móvel Digital ativa — obtida em ePortugal.gov.pt ou em balcões do IRN, Conservatórias e Lojas do Cidadão
- PIN de assinatura da CMD — distinto do PIN de autenticação; definido no momento de ativação
- Aplicação Autenticação.Gov instalada — necessária para assinar documentos que não sejam PDF, e recomendada para uso em computador
- Documento em formato PDF — para assinar diretamente no browser ou na aplicação; formatos DWF e DWFx não são suportados pela CMD
Nota importante: O PIN de assinatura e o PIN de autenticação são códigos diferentes. Se usares o PIN errado repetidamente, o PIN de assinatura bloqueia ao fim de 5 tentativas incorretas — a função de assinatura fica inativa, mas a autenticação continua a funcionar. O desbloqueio é feito em ePortugal.gov.pt.
Como assinar um documento digitalmente: passo a passo
Opção 1 — Via aplicação Autenticação.Gov (computador)
Esta é a forma oficial e gratuita para assinar documentos individualmente:
- Abre a aplicação Autenticação.Gov no computador
- Seleciona "Assinatura" no menu principal
- Clica em "Adicionar ficheiro" ou arrasta o documento para a zona de assinatura
- Escolhe "Assinar com Chave Móvel Digital"
- Introduz o número de telemóvel associado à CMD e o PIN de assinatura → clica OK e escolhe onde guardar o documento
- Introduz o código de segurança recebido por SMS
- A assinatura fica concluída — o documento assinado é guardado no local escolhido
É possível assinar múltiplos PDFs em simultâneo. Podes também adicionar informação complementar como motivo da assinatura, localização e carimbo de tempo.
Opção 2 — Assinatura de PDF no browser
Para documentos PDF, a assinatura pode ser realizada diretamente num browser, sem instalar a aplicação, acedendo ao portal da Autenticação.Gov. O processo é idêntico ao descrito acima, com a CMD como meio de autenticação e assinatura.
Como as empresas gerem múltiplos documentos para assinatura
O processo descrito acima funciona bem para uso individual — uma pessoa, um documento de cada vez. Mas o que acontece quando uma empresa precisa de:
- Enviar 20 contratos para assinatura na mesma semana?
- Obter a assinatura de 3 intervenientes no mesmo documento, por ordem definida?
- Garantir que cada signatário recebe o documento certo, assina no campo correto, e o documento final chega a todos automaticamente?
A aplicação Autenticação.Gov não foi desenhada para estes cenários. É aqui que entram plataformas de gestão de assinaturas digitais como a WallID Smart Sign.
Com a WallID Smart Sign, o processo de assinatura digital para empresas funciona assim:
- Carregas o documento (ou vários) na plataforma
- Defines os signatários — com a respetiva ordem: sequencial (um assina depois do outro) ou paralela (todos ao mesmo tempo)
- Posicionas os campos de assinatura no PDF — cada signatário vê o seu campo identificado
- Envias o envelope — cada signatário recebe um email com link direto para assinar
- O signatário autentica-se com CMD e assina — sem instalar nada, diretamente no browser
- Quando todos assinaram, o documento final é enviado automaticamente para todos os intervenientes
Todo o processo é auditado: quem assinou, quando, e a partir de onde. As assinaturas produzidas são qualificadas ao abrigo do eIDAS, com certificado qualificado e carimbo de tempo certificado.
Chave Móvel Digital não funciona: erros mais comuns e como resolver
Se estás a tentar assinar e a CMD não está a funcionar, os problemas mais frequentes são:
CMD bloqueada após ativação Se o código de segurança não foi recebido durante a ativação, a CMD pode ter ficado bloqueada. Solução: acede a ePortugal.gov.pt e solicita o desbloqueio.
Código SMS não chega O número de telemóvel registado pode estar incorreto, ou a CMD pode estar bloqueada. Verifica o número associado em ePortugal.gov.pt. Nalguns casos, o problema ocorre por conflito com aplicações de segurança no telemóvel que filtram SMS.
Erro de autenticação O erro mais comum é introduzir o PIN de autenticação quando o sistema pede o PIN de assinatura (ou vice-versa). São códigos distintos — confirma qual está a ser pedido.
PIN de assinatura bloqueado Acontece após 5 tentativas incorretas. A autenticação continua a funcionar, mas a assinatura fica inativa. Desbloqueio disponível em ePortugal.gov.pt.
PIN temporário por carta ainda não chegou Se ativaste a CMD a partir do Portal das Finanças, o PIN temporário é enviado por correio. Até à receção da carta, não é possível autenticar.
Falha na ativação biométrica Se a ativação foi feita com reconhecimento facial, uma foto de má qualidade, má iluminação ou obstrução pode causar falha. Neste caso, tenta a ativação presencialmente num balcão.
Perguntas frequentes
Como assinar um contrato digitalmente em Portugal? Com a Chave Móvel Digital, através da aplicação Autenticação.Gov ou de uma plataforma integrada como a WallID Smart Sign. A assinatura produzida é qualificada e equivale juridicamente a uma assinatura manuscrita em toda a União Europeia.
A assinatura digital é reconhecida em tribunais e entidades públicas? Sim. A assinatura eletrónica qualificada tem validade jurídica plena ao abrigo do Regulamento eIDAS, sendo reconhecida por tribunais, entidades públicas, bancos e seguradoras em Portugal e em toda a UE.
Posso assinar no telemóvel? Documentos PDF podem ser assinados com CMD diretamente num browser, incluindo em dispositivos móveis. Para outros formatos de documento, é necessária a aplicação Autenticação.Gov para computador.
Que formatos de ficheiro são suportados? PDF é o formato principal para assinatura digital com CMD no browser. A aplicação Autenticação.Gov para computador suporta outros formatos. Ficheiros DWF e DWFx não são suportados pela CMD.
Qual a diferença entre PIN de autenticação e PIN de assinatura? São dois códigos distintos. O PIN de autenticação é usado para aceder a serviços online. O PIN de assinatura é usado exclusivamente para assinar documentos. O PIN de assinatura pode ser diferente do PIN de autenticação e bloqueia ao fim de 5 tentativas erradas.
O que muda em 2027 para as faturas? A partir de 1 de janeiro de 2027, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 28/2019, artigo 12.º, as faturas em formato PDF passam a exigir assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado ou transmissão por sistema EDI com acordo formal. Faturas PDF sem assinatura deixam de ser válidas nessa data.