O prazo que já foi adiado três vezes tem data outra vez
Se emite faturas em PDF, tem até 31 de dezembro de 2026. A partir de 1 de janeiro de 2027, um PDF simples deixa de servir como fatura eletrónica para efeitos fiscais.
Convém dizer isto com honestidade: esta obrigação já foi adiada mais do que uma vez — estava para 2025, passou para 2026, e o Orçamento do Estado para 2026 empurrou-a para 2027. É legítimo desconfiar do prazo.
Mas há duas coisas que não mudaram em nenhum dos adiamentos: a exigência de fundo é sempre a mesma, e o que é preciso para a cumprir também. Quem se preparar agora fica preparado, seja qual for a data final.
Este artigo explica o que a lei exige na verdade, porque o assunto é mais simples do que parece, e o que muda na prática para uma empresa que hoje envia faturas em PDF por email.
O que a lei exige mesmo (e não é "usar um formato novo")
A norma-chave está no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro. O artigo 6.º, n.º 1 impõe a obrigação de fundo:
«Os sujeitos passivos devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo ...»
Traduzindo: tem de ser possível provar quem emitiu a fatura e que o conteúdo não foi alterado depois de emitida. Não é uma exigência de formato — é uma exigência de prova.
E é aqui que muita gente se perde. Fala-se muito de CIUS-PT, de XML, de formatos estruturados. Isso é a parte da interoperabilidade. A parte que obriga a mudar de facto é a da autenticidade e integridade — e essa resolve-se de uma de três maneiras.
As três vias que a lei aceita
O artigo 12.º, n.º 2 do mesmo decreto-lei é explícito. Considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo se for adotado, nomeadamente, um destes procedimentos:
a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais; b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014; c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), com acordo que siga o «Acordo tipo EDI europeu».
Três caminhos, e a escolha não é indiferente:
| Via | Para quem faz sentido |
|---|---|
| Assinatura eletrónica qualificada | Quando faz sentido que a fatura seja assinada por uma pessoa identificada |
| Selo eletrónico qualificado | O caminho natural na faturação: sela em nome da empresa, sem intervenção humana por fatura |
| EDI | Fluxos de alto volume entre parceiros com acordo prévio, típico de grandes cadeias |
Para a esmagadora maioria das empresas, a resposta é a alínea b). Uma fatura não precisa de ser assinada por uma pessoa — precisa de provar que saiu daquela empresa e não foi mexida. É exatamente isso que um selo eletrónico qualificado faz, e faz automaticamente, no momento da emissão.
Porque é que o selo é a resposta certa para faturação
A diferença entre assinatura e selo é simples e é a que mais confusão gera.
Uma assinatura eletrónica qualificada identifica uma pessoa singular. É o que usa quando um gerente assina um contrato: fica associada àquele indivíduo.
Um selo eletrónico qualificado identifica uma pessoa coletiva. Não diz "o João assinou", diz "esta empresa emitiu este documento e o conteúdo é este". Ambos são figuras do Regulamento eIDAS, ambos têm valor probatório, mas servem propósitos diferentes.
Numa empresa que emite centenas ou milhares de faturas por mês, pedir que alguém assine cada uma é absurdo. O selo aplica-se por processo, não por pessoa — o sistema de faturação sela cada documento no momento em que o emite, sem ninguém tocar em nada.
Se emite faturas em volume, o que precisa não é de assinaturas. É de um selo qualificado ligado ao seu sistema de faturação.
O que isto significa se hoje envia PDFs por email
Vamos ao caso concreto, porque é o mais comum: emite a fatura no seu software, exporta em PDF, envia por email ao cliente.
A partir de 2027, esse PDF sem selo nem assinatura não é uma fatura eletrónica para efeitos fiscais. Não é uma questão de o cliente aceitar ou não — é uma questão de o documento não cumprir os requisitos de autenticidade e integridade que a lei exige.
O que muda na prática:
- O seu software de faturação passa a selar cada fatura no momento da emissão, automaticamente
- O ficheiro que envia ao cliente leva o selo consigo — continua a poder ser um PDF, mas um PDF selado
- O arquivo mantém a prova durante todo o período de conservação, que é onde a exigência do artigo 6.º realmente morde
Repare no ponto 1: isto não é trabalho manual novo. É uma configuração que se faz uma vez, no sistema que já usa.
Como preparar a empresa, por ordem
1. Perceba o que o seu software já faz. Muitos programas certificados já preveem selo qualificado ou têm essa funcionalidade planeada. Pergunte ao fornecedor, por escrito, o que está disponível e a partir de quando.
2. Decida a via. Para faturação, é quase sempre o selo qualificado. EDI só compensa se já tiver um fluxo estruturado com grandes clientes.
3. Trate do certificado com antecedência. Um selo eletrónico qualificado exige um certificado emitido por um prestador de serviços de confiança. Não é imediato, e não é coisa para se fazer na última semana de dezembro.
4. Teste com faturas reais antes do prazo. A altura de descobrir que o selo não aparece corretamente no PDF do cliente não é em janeiro de 2027.
5. Não se esqueça do arquivo. A obrigação do artigo 6.º dura "até ao final do período de arquivo". Selar bem e arquivar mal resolve metade do problema.
Se tem um sistema próprio, isto é trabalho de integração
Para quem tem software feito à medida, ou um ERP com faturação própria, a questão deixa de ser "que programa compro" e passa a ser "como é que selo os meus documentos a partir do meu sistema".
É exatamente para isto que existem APIs de selo e assinatura qualificados: o seu sistema emite a fatura, chama a API, recebe o documento selado, e continua o fluxo normal. Sem intervenção humana, sem mudar o processo de faturação.
Temos um guia sobre automatizar documentos por API para quem quer integrar diretamente, e a assinatura e selo qualificados são o que a plataforma faz todos os dias em contratos — a mesma tecnologia que a lei vai exigir nas faturas.
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Sem spam. Usamos o email apenas para lhe responder e enviar novidades relevantes sobre este tema. Disponibilizado pela WallID Smart Sign, plataforma portuguesa de assinatura e selo eletrónico qualificados (eIDAS).
Cinco enganos frequentes
"Basta converter para XML." Não. O formato estruturado resolve a interoperabilidade; a autenticidade e integridade exigem selo, assinatura ou EDI. São coisas diferentes e ambas contam.
"Assino digitalmente com a minha Chave Móvel Digital." Pode, mas está a usar uma assinatura de pessoa singular para um documento da empresa, e a assinar uma a uma. Funciona para casos pontuais, não para faturação.
"O meu PDF já tem uma imagem da assinatura." Uma imagem não é uma assinatura eletrónica. Não prova nada sobre a integridade do ficheiro.
"Como já foi adiado, vai ser outra vez." Talvez. Mas a exigência de fundo — provar origem e integridade — não desapareceu em nenhum dos adiamentos, e o B2G já a aplica.
"Trato disto em dezembro." Certificados qualificados não se emitem no dia. Nem se testam integrações em cima do prazo.
Perguntas frequentes
A partir de quando é obrigatória a assinatura ou selo qualificado nas faturas? A partir de 1 de janeiro de 2027, segundo o regime atualmente em vigor. Até 31 de dezembro de 2026 mantém-se o regime transitório que aceita faturas em PDF sem estes elementos. O prazo já foi adiado mais do que uma vez, sendo o último adiamento feito através do Orçamento do Estado para 2026.
O que diz exatamente a lei sobre autenticidade e integridade das faturas? O artigo 6.º, n.º 1 do Decreto-Lei n.º 28/2019 obriga os sujeitos passivos a garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade das faturas, desde a emissão até ao final do período de arquivo.
Que meios são aceites para garantir esses requisitos? O artigo 12.º, n.º 2 do mesmo diploma aceita, nomeadamente, três procedimentos: assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI) com acordo que siga o Acordo tipo EDI europeu.
Qual é a diferença entre assinatura qualificada e selo qualificado? A assinatura eletrónica qualificada identifica uma pessoa singular; o selo eletrónico qualificado identifica uma pessoa coletiva. Na faturação o selo é normalmente a via adequada, porque o documento é emitido pela empresa e não assinado por um indivíduo, e porque se aplica automaticamente a cada fatura emitida.
As faturas em PDF deixam de ser válidas? O PDF em si não é proibido. O que deixa de ser aceite é um PDF sem assinatura qualificada, selo qualificado ou EDI, porque não garante a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo exigidas pela lei.
Isto aplica-se a pequenas empresas e a trabalhadores independentes? O regime de autenticidade e integridade aplica-se a quem emite faturas por via eletrónica, independentemente da dimensão. As diferenças entre grandes empresas e PME têm existido sobretudo nos prazos de entrada em vigor das obrigações de faturação eletrónica com o Estado (B2G).
Posso integrar o selo qualificado no meu próprio sistema de faturação? Sim. O selo pode ser aplicado por via de API, a partir do sistema que já emite as faturas, sem intervenção manual por documento. É o caminho habitual para quem tem ERP próprio ou software à medida.
Tem um sistema de faturação próprio e quer preparar-se para 2027 sem sobressaltos? Fale connosco.