O problema que nenhum formulário PDF resolve
O departamento de RH precisa de enviar 50 contratos de admissão esta semana. O jurídico tem 30 procurações pendentes. O financeiro aguarda aprovação em 15 ordens de compra — todas precisam de assinatura qualificada.
Gerir este volume manualmente — descarregar documentos, enviar por email, aguardar resposta, verificar se foi assinado corretamente — é ineficiente e propenso a erros. A solução é integrar o processo de assinatura digital diretamente no sistema de gestão via API.
Este guia explica como automatizar assinaturas digitais qualificadas com Chave Móvel Digital (CMD) através da REST API da WallID Smart Sign.
Por que uma API de assinatura digital e não uma plataforma manual?
| Processo manual | Integração via API | |
|---|---|---|
| Volume | Limitado pela capacidade humana | Ilimitado — automatizável |
| Velocidade | Depende de ação manual | Imediato após evento no sistema |
| Rastreabilidade | Manual, sujeita a erros | Log automático por envelope |
| Integração com HRIS/ERP | Nenhuma | Nativa — desencadeada por evento |
| Escalabilidade | Linear com headcount | Independente de pessoas |
Para empresas com volume regular de documentos — contratos de trabalho, renovações, declarações, ordens de compra — a integração via API transforma a assinatura num passo automático do fluxo de negócio.
Casos de uso mais comuns em Portugal
Contratos de trabalho e onboarding de RH
Quando um novo colaborador é criado no HRIS, o sistema chama a API, gera o envelope com o contrato de trabalho, define o colaborador como signatário com a posição exata de assinatura no documento, e envia automaticamente o link por email. O colaborador assina com CMD em qualquer dispositivo. O contrato assinado com certificado qualificado fica disponível imediatamente — sem intervenção humana.
Faturas eletrónicas com assinatura qualificada (obrigatório a partir de 2027)
O Decreto-Lei n.º 28/2019, artigo 12.º determina que as faturas em PDF passarão a exigir assinatura eletrónica qualificada a partir de 1 de janeiro de 2027. Para empresas com volume de faturação elevado, a única solução viável é integrar a assinatura via API no pipeline de emissão — sem intervenção manual em cada documento.
Contratos com múltiplos intervenientes
Promessas de compra e venda, acordos de acionistas, contratos de parceria — documentos que exigem a assinatura de vários intervenientes são geridos num único envelope. Cada interveniente recebe o seu link individual e assina com CMD. O sistema acompanha o estado de cada assinatura em tempo real.
Como funciona a integração
A API da WallID Smart Sign é uma REST API autenticada por token JWT. O fluxo de integração típico tem três passos:
1. Autenticação
O sistema obtém um token de acesso com as credenciais da conta de developer. Para integrações server-to-server, o token tem uma validade longa (60 dias), evitando autenticação frequente.
2. Criação do envelope
Com uma chamada à API, o sistema envia:
- O documento PDF a assinar
- A lista de signatários (nome e email de cada um)
- A posição exata do campo de assinatura no documento (coordenadas no PDF)
- O nome do envelope para identificação
A API responde com um identificador único do envelope. A partir deste momento, cada signatário recebe automaticamente um email com o link único de assinatura — sem qualquer ação adicional do sistema.
3. Acompanhamento do estado
O envelope percorre um ciclo de vida claro:
pending → in_progress → completed
- pending — criado, nenhum signatário iniciou
- in_progress — pelo menos um signatário concluiu, outros pendentes
- completed — todos os signatários concluíram
O sistema pode consultar o estado dos envelopes a qualquer momento, filtrar por estado, e construir dashboards de acompanhamento sem depender de notificações manuais.
O que o signatário vê
Do lado do signatário, o processo é simples:
- Recebe um email com o link do documento
- Abre o documento no browser — sem instalar nada
- Autentica-se com Chave Móvel Digital (número de telemóvel + PIN de assinatura)
- Confirma com o código recebido por SMS
- A assinatura qualificada fica registada no documento
O resultado é um PDF com assinatura eletrónica qualificada, carimbo de tempo certificado e certificado qualificado emitido pela AMA — com plena validade legal ao abrigo do Regulamento eIDAS.
O que é necessário para integrar
- Conta na WallID Smart Sign — com acesso à secção de Developers
- Credenciais de API — obtidas após registo na plataforma
- Documentos em formato PDF — o único formato suportado para assinatura qualificada
- Um programador — a integração é direta para qualquer developer familiar com REST APIs e JSON
A documentação completa — endpoints, schemas, exemplos de pedido e resposta, e guias de integração — está disponível dentro da plataforma:
sign.wallid.io/dashboard/developers/docs
Perguntas frequentes
A API produz assinaturas qualificadas com CMD? Sim. O fluxo desencadeado pela API utiliza a Chave Móvel Digital do signatário, produzindo uma assinatura eletrónica qualificada com plena validade legal ao abrigo do Regulamento eIDAS — equivalente jurídico da assinatura manuscrita.
Os signatários precisam de instalar software? Não. Os signatários acedem ao link recebido por email e assinam diretamente no browser. Não é necessária qualquer instalação.
É possível ter múltiplos signatários no mesmo documento? Sim. Cada envelope aceita múltiplos signatários, com campos de assinatura posicionados de forma independente para cada um.
A integração é complexa? Não. A API segue convenções REST padrão com autenticação por Bearer token e corpo em JSON ou multipart. Um developer com experiência em integrações de APIs consegue implementar o caso de uso básico em poucas horas.
Existe documentação técnica detalhada? Sim, disponível em sign.wallid.io/dashboard/developers/docs após criar conta.